Closing

Die Jahresabschluss-Erstellung in der mittelständischen Wirtschaft ist dem Grunde nach kein Hexenwerk, sondern vielmehr eine Frage der guten Organisation, der Vorbereitung und der Kommunikation. Oft aber ist es ein schwergängiges Thema und das Ergebnis wird nur unter Mühen erreicht. Es wirkt üblicherweise wie eine "schwere Geburt". Auch betraute Mitarbeiter haben oft keine Zeit, verwenden ihre Energien auf laufende Arbeiten. So wird zu wenig Gewicht auf die wichtigen Dinge, sondern nur auf die jeweils dringenden Dinge gelegt. Ein fataler Fehler, denn wenn die Inhaber, die Bank und der Bundesanzeiger zur Feststellung und Veröffentlichung drängen, bleibt für die wichtigen Dinge keine ausreichende Zeit mehr. Dringlichkeit frisst Wichtigkeit. 

Dazu eine kleine Anekdote: Ein Waldarbeiter sägte manuell Baumstämme im Wald. Es hörte sich anstrengend und mühsam an. Spaziergänger kamen vorbei und riefen dem Mann zu: "Hey, vergessen Sie nicht die Säge zu schärfen, dann geht es leichter ...". Darauf entgegnete der Mann: "Das geht nicht, ich habe noch soviel zu sägen, dazu habe ich keine Zeit". 

"Die Säge schärfen" im Rechnungswesen bedeutet sich um Zeitlinien, Ressourcen und Problemlösungen zu kümmern. Dann fällt es leichter, zielorientiert zu arbeiten. Dazu ist es erforderlich, neuralgische Punkte nicht auszuklammern. Hilfreich sind Gedanken aus dem Bereich "Lean Management" dergestalt, dass Prozesse auf das notwendige Mindestmaß verkürzt werden. Rechnungen in einer Firmengruppe z. B., die in allen verschiedenen assoziierten Firmen gebucht und bezahlt werden, blähen Intercompany-Vorgänge unnötig auf und erschweren Abstimmungen, oft auch zusätzlich unter Einwirkung von Fremdwährung. Intercompany-Vorgänge, wenn A für B bezahlt, lösen unnötige Buchungen aus, die erneut abgestimmt werden müssen, und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Problem: Viel zu viele und unnötige Prozesse. Für Lieferantenzahlungen werden häufig Subsysteme unter Microsoft-Anwendungen gefahren und die Daten doppelt erfasst anstelle die Standardvorgänge im operativen Hauptsystem abzuwickeln. Problem: Zu viele Aufzeichnungen und manuelle Kontrollen. Dann ist die Anbindung an die Warenwirtschaft fehleranfällig, aber höchstnotwendig, denn nur Inventurdaten bereinigen den vorläufigen Wareneinsatz im Gesamtkostenverfahren, wenn alle Einkaufsrechnungen als Materialeinsatz verbucht werden. Nicht integrierte Systemabbildungen sind fehleranfällig, die Daten stehen nicht zeitnah bereit. Auch hier wird in der Praxis häufig "gesägt was das Zeug hält". Laufende Daten, die dann noch validiert werden müssen, erhöhen das Risiko verläßliche Ergebnisse zu erzielen. Problem: Keine monatliche Abstimmung, keine zuverlässige unterjährige BWA, Abschottung der warenwirtschaftlichen Systeme als "unbezwingbare Ritterburg". Kein Wunder bei diesen Beispielen, wenn die Anfertigung des Jahresabschlusses die "schwere Geburt" bleibt, wie anfänglich dargestellt. 

Die Durchsicht der Buchführung, die Kontenklärungen, das Verstehen des Geschäftsmodells und die Aussagen der unterjährigen BWA sollten vor dem Bilanzstichtag erfolgen. Darauf aufbauend empfiehlt sich die Anwendung einer Checkliste für alle Prozessbereiche, alle Bilanzpositionen und notwendigen Angaben. Die von uns verwendete Liste hat annähernd 100 Einzelaspekte, die soweit zutreffend, abgeprüft werden. Anhang und Lagebericht kommen dazu und komplettieren den Abschluss. 

Grundsätzlich ist folgende Aufarbeitung notwendig: 

• Anlagevermögen; Entwicklung, Besonderheiten, Zu- und Abgänge, Beteiligungen, Inventar und immaterielle Werte (Firmenwerte)
• Umlaufvermögen; Zusammensetzung, Forderungen, Darlehen, Bewertungen, Vorräte, Inventar und Inventuren  
• Eigenkapital
• Fremdkapital; Zusammensetzung, Zu- und Abgänge, Verzinsung, Darlehen, Rückstellungen 
• Anhang; notwendige Angaben und Bezeichnung der Bewertungsmethoden
• Lagebericht; Diskussion der Geschäftslage, Risikobericht und Prognose 

Gemäß § 264 HGB ist der Jahresabschluss für Kapitalgesellschaften innerhalb der ersten 3 Monate nach Geschäftsjahr aufzustellen, für kleinere Einheiten etwas später. Tatsächlich aber werden die Jahresabschlüsse im Mittelstand kaum innerhalb des ersten Jahres auf das Geschäftsjahr fertig, da die ertragsteuerliche Komplexität die Sache schwerfällig macht. Die steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe arbeiten erst einmal häufig die Buchführung auf und applizieren letztlich eine Menge von steuerlichen Wahlrechten und Details in den Jahresabschluss hinein. Zwar ist das handelsrechtliche Ergebnis Ausgangspunkt für die steuerliche Bestimmung nach § 5 Abs. 1 EStG, allerdings ist das Maßgeblichkeitsprinzip der Handelsbilanz für die Steuerbilanz seit BilMoG 2009 entfallen und somit steht der zügigen Aufstellung des Jahresabschlusses nach HGB nichts im Wege. 

Die Steuerbilanz, nach Analyse aller steuerlich bedeutsamen Gegebenheiten, kann bewußt später aufgestellt werden und ist Grundlage der betrieblichen Steuererklärungen, die verfahrensrechtlich deutlich später fällig werden. Die ertragsteuerliche Differenz zum handelsrechtlich normierten Steuerergebnis regelt sich über das Institut der latenten Steuern wie in § 274 HGB kodifiziert. Es gibt demnach keinen Grund, nicht zeitnah über die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens zu berichten. Nicht zuletzt erhöhen zeitnahe Jahresabschlüsse auch die Authentizität der an abschlussinteressierten Verkehrskreise und verbessert sogar das Rating.  

Wir bieten Ihnen an, diese Arbeiten im Rahmen einer freien Mitarbeit im Rahmen eines Dienstvertrages zu leisten. 

Es handelt sich nicht um die Hilfeleistung in Steuersachen nach dem StBerG, da es kein freiberufliches Engagement ist, sondern sich um ein freies Mitarbeiterverhältnis handelt. Entsprechend ist der Jahresabschluss vom Unternehmer bzw. vom ges. Vertreter zu unterzeichnen. Ein Projektterminplan ist obligatorisch. 

Die Dokumentationen für den Jahresabschlussprüfer, soweit notwendig, gehört selbstverständlich dazu wie die notwendige Kommunikation mit den Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfer.  

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